Pri Inštitutu za razvoj človeških virov, Ljubljana si prizadevamo, da se pri nas počutite varni, pri čemer stremimo k najvišji stopnji varstva vaših osebnih podatkov. Zavedamo se svoje odgovornosti v zvezi z ravnanjem z vašimi osebnimi podatki, zato vse osebne podatke obdelujemo v skladu z vsakokrat veljavnim Zakonom o varstvu osebnih podatkov, Zakonom o elektronskih komunikacijah in s Splošno uredbo o varstvu podatkov (»GDPR«).
Namen Politike varovanja osebnih podatkov (»Politika«) je, da vas seznanimo, za katere namene pridobimo vaše osebne podatke, kakšna bo njihova uporaba, kakšne so vaše pravice v zvezi s podatki, ki jih hranimo o vas, in kako jih uveljavljati.
Upravljavec vaših osebnih podatkov je Inštitut za razvoj človeških virov, Ljubljana (»Inštitut«), Gasilska cesta 19, 1000 Ljubljana, matična številka: 2190729000, e-naslov: info@institut.burnout.si, telefonski številki: +386 (0)31 711 621 in +386 (0)31 611 821.
Vsi osebni podatki, ki nam jih posredujete, bomo obravnavali zaupno in jih uporabili zgolj v namene, za katere ste jih posredovali. Če bo nastala potreba po nadaljnji obdelavi vaših podatkov za kak drug namen, vas bomo o tem predhodno obvestili in vas zaprosili za vaše soglasje.
Ob vsakem obisku spletnih strani www.psihoterapija-ordinacija.si in www.burnout.si ter njunih podstrani se na spletnem strežniku avtomatsko shranjuje dnevniška datoteka spletnega strežnika (npr. IP-številka – številka, ki identificira posamezni računalnik oziroma drugo napravo, povezano s spletom; različica brskalnika, čas obiska in podobno). Te podatke obdelujemo za potrebe vodenja svoje statistike obiskov obeh spletnih strani. Inštitut tako zbrane podatke obdeluje posebej in jih ne povezuje z drugimi podatki.
Na naši spletni strani lahko izpolnite tudi več vprašalnikov, ki so namenjeni samotestiranju in informativni oceni stanja. Vsi vprašalniki so zasnovani tako, da od vas zahtevajo posredovanje zgolj določenih anonimnih podatkov, na osnovi katerih vas ni mogoče identificirati. Pri izpolnjevanju teh vprašalnikov spletna stran ne beleži vaših spletnih identifikatorjev in drugih podatkov, na osnovi katerih bi vas bilo mogoče identificirati. Anonimizirani podatki, ki nam jih posredujete z izpolnitvijo spletnih vprašalnikov, lahko uporabimo v znanstvenoraziskovalne ali izobraževalne namene.
Če na spletni strani obstajajo povezave na druge spletne strani, ki niso v nikakršni povezavi z Inštitutom, ne prevzemamo nobene odgovornosti za zaščito podatkov na teh spletnih straneh.
Na naši spletni strani ali z izpolnitvijo fizičnih obrazcev se lahko naročite na prejemanje novic ter informacij s področja izgorelosti, psihoterapije, psihologije in medicinske hipnoze ter na obvestila o naših izobraževanjih in delavnicah, in sicer tako, da nam posredujete ime in priimek ter e- naslov. V primeru prijave vas lahko Inštitut prek tega e-naslova obvešča o novostih iz svoje ponudbe storitev, vam posreduje informacije ter članke s področja izgorelosti, psihoterapije, psihologije in medicinske hipnoze ali pa vas obvešča o aktualnih izobraževanjih in delavnicah, ki jih prireja.
Navedeni osebni podatki se obdelujejo na osnovi vašega soglasja, pri čemer lahko soglasje za prejemanje oglasnih sporočil kadar koli prekličete. Dodatne informacije o vaših pravicah v zvezi z neposrednim trženjem so vam na voljo v točki »Vaše pravice«.
Podatke, ki nam jih posredujete v okviru obravnave, nam posredujete prostovoljno in na osnovi privolitve v izvajanje terapevtske obravnave. Te podatke bo Inštitut obdeloval zgolj za potrebe izvajanja obravnave. Za pravilnost in točnost teh podatkov ste odgovorni izključno sami. Če nam v postopku izvajanja terapevtske obravnave posameznih podatkov ne želite razkriti, si Inštitut pridržuje pravico, da v tem primeru zavrne nadaljnje sodelovanje z vami in prekine s terapijo.
Terapevtske obravnave izvajamo samo osebno in v naših prostorih, v katerih lahko posameznikom zagotovimo najvišjo stopnjo zaupnosti in varstva njihovih osebnih podatkov. Ker se zavedamo, da nam med terapevtsko obravnavo posredujete številne osebne podatke, ki pogosto spadajo tudi med osebne podatke posebne vrste, jih varujemo z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi, zlasti s psevdonimizacijo in šifriranjem vseh tovrstnih podatkov. Vso dokumentacijo v zvezi s posameznim klientom vodimo izključno pod klientovo evidenčno šifro.
Na osnovi klientove izrecne pisne privolitve lahko njegove osebne podatke, ki nam jih je zaupal v okviru terapevtske obravnave, uporabljamo tudi za potrebe strokovnega posveta z drugimi terapevti in zdravstvenimi delavci ter za potrebe konzultacij, konzilija, supervizije in intervizije. Podatki, ki bodo obravnavani v te namene, bodo predhodno anonimizirani, tako da jih ne bo več mogoče pripisati določljivemu posamezniku.
Če nam klient poda izrecno pisno privolitev, lahko njegove osebne podatke uporabimo tudi v znanstvenoraziskovalne, izobraževalne in statistične namene, in sicer za pripravo strokovnih/poljudnih publikacij s področja psihoterapije in medicinske hipnoze. Tudi pred uporabo osebnih podatkov v te namene bomo poskrbeli, da bodo vsi ti podatki anonimizirani, tako da jih ne bo več mogoče pripisati določljivemu posamezniku.
Ker bodo podatki pred nadaljnjo obdelavo v zgoraj naštete namene anonimizirani, jih lahko Inštitut nadalje uporablja tudi brez posameznikove izrecne pisne privolitve.
Za zagotavljanje nadzora nad vstopom in izstopom iz poslovnih prostorov Inštituta ter nadzora nad varnostjo osebnih podatkov klientov Inštitut izvaja videonadzor s slikovnim snemanjem vhoda.
Vsi podatki, zbrani na osnovi zgoraj naštetih pravnih podlag, bodo uporabljeni v skladu z namenom, za katerega so bili zbrani in jih brez vaše privolitve ne bomo posredovali tretjim osebam. Osebni podatki klientov se zaradi zaupnega razmerja med terapevtom in klientom ne razkrivajo nobenim tretjim osebam.
V okviru zakonskih pristojnosti je mogoče vaše osebne podatke razkriti naslednjim obdelovalcem podatkov:
- ponudnikom poštnih storitev, ponudnikom odpremnih storitev, ponudnikom storitev uničenja spisov in nosilcev podatkov;
- ponudnikom storitev informacijske tehnologije v okviru servisiranja in vzdrževanja programske opreme;
- administratorju in skrbniku spletne strani.
Inštitut se zavezuje, da vaših osebnih podatkov ne bo posredoval ali prenesel v tretjo državo ali kaki mednarodni organizaciji.
Zagotavljamo vam, da vaše podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno, da se izpolni namen, zaradi katerega so bili zbrani in uporabljeni, in sicer:
- dnevniške datoteke spletnega strežnika se hranijo 3 (tri) mesece;
- vaši kontaktni podatki za potrebe neposrednega trženja se obdelujejo do preklica;
- podatki o klientih se obdelujejo ves čas trajanja terapevtske obravnave in se hranijo še 5 (pet) let po koncu obravnave;
- posnetki videonadzornega sistema se hranijo največ 1 (eno) leto.
Če za posamezne podatke, ki se obdelujejo za realizacijo pogodb, obstaja drugačen zakonski rok shranjevanja (npr. računovodski ali davčni podatki), znaša rok hrambe 10 (deset) let. V tem času je obdelava podatkov omejena.
Po prenehanju potrebe po vodenju podatkov, tj. po izpolnitvi namena, za katerega so bili zbrani, se podatki nemudoma nepovratno in trajno izbrišejo.
Inštitut zagotavlja uresničevanje vseh pravic, ki vam pripadajo v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov.
Od Inštituta lahko kadar koli zahtevate:
- potrditev, ali se podatki v zvezi z vami obdelujejo ali ne;
- dostop do osebnih podatkov (vpogled vanje in njihovo prepisovanje);
- informacije v zvezi z obdelavo teh podatkov, kot so informacije o namenu obdelave, vrsti osebnih podatkov, uporabnikih, ki so jim bili/jim bodo razkriti osebni podatki, predvidenem obdobju hrambe podatkov, obstoju morebitnega avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov, ter o obstoju morebitnega iznosa podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo;
- eno (brezplačno) kopijo osebnih podatkov v obliki, ki jo določite sami. Če zahtevo podate z elektronskim sredstvom za komunikacijo in ne zahtevate drugače, vam tudi kopijo podatkov zagotovimo v elektronski obliki. Za morebitne dodatne kopije lahko Inštitut zaračuna razumno pristojbino;
- popravek netočnih osebnih podatkov in dopolnitev nepopolnih osebnih podatkov;
- pravico do izbrisa vseh osebnih podatkov (»pravica do pozabe«), če so izpolnjene predpostavke iz 17. člena GDPR, predvsem pa v primeru preklica privolitve;
- pravico do omejitve obdelave, če (i) oporekate točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki upravljavcu omogoča preverbo točnosti osebnih podatkov, (ii) je obdelava nezakonita in namesto izbrisa zahtevate omejitev uporabe podatkov, (iii) upravljavec podatkov ne potrebuje več za potrebe obdelave, jih pa potrebujete vi za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov, (iv) vložite ugovor zoper obdelavo svojih podatkov na osnovi zakonitih interesov upravljavca, dokler se ne preveri zakonitost njihove obdelave;
- pravico do prenosljivosti podatkov oz. prejem podatkov v splošno uporabljeni in strojno berljivi obliki ali posredovanje podatkov drugemu upravljavcu;
- pravico do preklica privolitve, kadar se osebni podatki obdelujejo na osnovi vaše privolitve, pri čemer preklic privolitve ne vpliva na zakonitost njihove obdelave, ki se je izvajala do njenega preklica;
- prenehanje uporabe svojih osebnih podatkov za namen neposrednega trženja;
- da za vas ne velja odločitev, ki temelji zgolj na avtomatizirani obdelavi, vključno z oblikovanjem profilov, ki ima za vas pravne učinke ali kako drugače pomembno vpliva na vas.
Inštitut vam bo na vašo zahtevo in v skladu z veljavno zakonodajo podal tudi druge informacije v zvezi z vašimi osebnimi podatki, ki jih obdeluje.
Če menite, da obdelava vaših osebnih podatkov krši zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov, imate pravico, da zoper Inštitut vložite pritožbo pri informacijskem pooblaščencu.
Na vprašanja o zaupnosti svojih podatkov ter načinu njihovega zbiranja in obdelave ali na vaše zahteve za uveljavljanje pravic v zvezi s svojimi podatki vam bo odgovorila odgovorna oseba pri Inštitutu.
Vse vaše zahteve, ki zadevajo uveljavljanja pravic v zvezi z osebnimi podatki, v pisni obliki naslovite na naslov Inštitut za razvoj človeških virov, Ljubljana, Gasilska cesta 19, 1000 Ljubljana ali na e-naslov: info@institut.burnout.si.
Za potrebe ugotovitve vaše identifikacije v primeru uveljavljanja pravic v zvezi z osebnimi podatki lahko od vas zahtevamo tudi dodatne podatke. Inštitut lahko ukrepanje zavrne zgolj v primeru, če dokažemo, da vas ne moremo zanesljivo identificirati.
Na vašo pisno zahtevo bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje pa v zakonsko predpisanih rokih.
Za vse teme in vsebine, ki bodo obravnavane v zvezi z varstvom vaših osebnih podatkov, velja stroga zaupnost.
Pridržujemo si pravico, da predmetno Politiko po potrebi občasno prilagodimo dejanskim razmeram in zakonodaji s področja varstva osebnih podatkov. Zato vas prosimo, da pred vsakim posredovanjem osebnih podatkov preverite aktualno različico, da boste seznanjeni z morebitnimi spremembami in dopolnitvami.
V Ljubljani, 26. 3. 2018